datenschutz-maximum

Um eine personenbezogene Verarbeitung vollständig zu erfassen, hat es sich bewährt, bei der Gestaltung oder Prüfung von Verarbeitungstätigkeiten zumindest drei verschiedene Ebenen der Darstellung wesentlicher Einflussgrößen oder Bestandteile zu unterscheiden. Wesentlich ist das Verständnis, dass eine „Verarbeitungstätigkeit“ bspw. nicht deckungsgleich mit der Verwendung einer bestimmten Technik oder eines bestimmten Fachprogramms ist.

Auf der Ebene 1 ist eine personenbezogene Verarbeitung im datenschutzrechtlichen Sinne angesiedelt. Diese Verarbeitung findet bspw. im Rahmen eines privatrechtlich agierenden Unternehmens oder einer Behörde, die dem öffentlichen Recht unterliegt, statt, für deren Aktivitäten der Verantwortliche verantwortlich ist. Diese Ebene entspricht dem, was vielfach als ein „Fachverfahren“ und „Geschäftsprozess“ mit einem bestimmten funktionalen Ablauf der Verarbeitungstätigkeit verstanden wird. Auf dieser Ebene des Verständnisses einer Verarbeitung werden die für eine Verarbeitungstätigkeit erforderlichen personenbezogenen Daten sowie die gesetzlichen Anforderungen bestimmt. Der Verantwortliche definiert entsprechende Rollen und Berechtigungen an den personenbezogenen Daten und bestimmt die zu verwendenden IT-Systeme und Prozesse. Wesentlich für die datenschutzrechtlich angemessen funktionale Gestaltung dieser Ebene ist die Bestimmung des Zwecks oder der Zwecke der Verarbeitungstätigkeit.

Auf der Ebene 2 ist die praktische Umsetzung der Verarbeitung und des Zwecks angesiedelt. Diese umfasst zum einen in der Regel die Rolle der Sachbearbeitung sowie die IT- Applikation(en), die sich genauer auch als „Fachapplikation eines Fachverfahrens“ bezeichnen lässt. Die Sachbearbeitung und die Fachapplikation müssen die funktionalen und (datenschutz-)rechtlichen Anforderungen, denen die Verarbeitung unterliegt, vollständig erfüllen. Die Fachapplikation muss die Zweckbindung sicherstellen. Die Applikation muss die Verarbeitung zusätzlicher Daten oder zusätzliche Verarbeitungsformen ausschließen, selbst wenn sie funktional besonders komfortabel sein mögen. Damit soll das Risiko minimiert werden, dass sie die Zweckbindung unterlaufen oder der Zweck überdehnt wird.

Auf der Ebene 3 ist die IT-Infrastruktur angesiedelt, die Funktionen bereitstellt, die eine Fachapplikation der Ebene 2 nutzt. Zu dieser Ebene an „technischen Services“ zählen Betriebssysteme, virtuelle Systeme, Datenbanken, Authentifizierungs- und Autorisierungssysteme, Router und Firewalls, Speichersysteme wie SAN oder NAS, CPU- Cluster, sowie die Kommunikationsinfrastruktur einer Organisation wie das Telefon, das LAN, der Internetzugang oder der Betrieb von Webseiten. Auch hier gilt, dass diese Systeme innerhalb einer Verarbeitungstätigkeit jeweils so zu gestalten und zu nutzen sind, dass die Zweckbindung erhalten bleibt. Damit die Zweckbindung bzw. Zwecktrennung auf dieser Ebene durchgesetzt werden kann, müssen typischerweise technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden.